Как компания Кулинариум перевела всех сотрудников на корпоративную почту Яндекс 360 для Бизнеса
Поставленная задача
Оптимизировать систему корпоративного документооборота и повысить эффективность внутренних коммуникаций, перейдя на отечественное ПО для обеспечения безопасности данных.
ООО "Кулинариум" — динамично развивающаяся компания, специализирующаяся на производстве и доставке готовых блюд. Организация включает в себя несколько производственных площадок, офисов и точек выдачи по всей России, а также штат из более чем 500 сотрудников. Эффективная работа такой разветвленной структуры требует слаженной системы управления документами и надежных инструментов для внутренних коммуникаций.
Ранее компания использовала американское ПО Microsoft 360 для управления документооборотом и внутренними коммуникациями. Однако, в целях обеспечения безопасности данных и соответствия требованиям локального законодательства, возникла необходимость перейти на отечественное программное обеспечение. Используемые ранее решения не всегда могли обеспечить требуемый уровень безопасности, что могло приводить к рискам утечки данных и снижению продуктивности.
ООО "Кулинариум" начало искать отечественное ПО для переноса корпоративной почты и документооборота. Требования к новой системе были следующими:
Единая платформа для документооборота и коммуникацийСистема должна объединить все процессы управления документами и коммуникациями на одной платформе, обеспечивая быстрый доступ к необходимой информации и упрощая взаимодействие между сотрудниками.
Интеграция с существующими системами
Новая система должна легко интегрироваться с уже используемыми в компании решениями, чтобы минимизировать затраты на внедрение и обеспечить бесперебойную работу всех процессов.Удобный интерфейс
Используемая ранее система выглядела устаревшей и была сложной в использовании. Новая платформа должна иметь современный и интуитивно понятный интерфейс, который позволит быстро адаптироваться новым пользователям и повысит общую продуктивность.Автоматизация рабочих процессов
Для снижения нагрузки на сотрудников и ускорения выполнения задач новая система должна поддерживать автоматизацию основных рабочих процессов, таких как согласование документов, рассылка уведомлений и контроль сроков исполнения задач.Безопасность данных
Компания уделяет большое внимание безопасности коммерческой и персональной информации. Новая система должна соответствовать современным требованиям информационной безопасности и обеспечивать надежное хранение данных на российских серверах.Решения
Перевести корпоративные коммуникации и документооборот на платформу Яндекс 360 для Бизнеса.
ООО "Кулинариум" начало использовать Яндекс 360 для Бизнеса для нескольких ключевых направлений:
Корпоративная почтаВся корпоративная почта была перенесена на Яндекс Почту для Бизнеса. Это обеспечило надежную и защищенную платформу для коммуникации сотрудников. Яндекс Почта поддерживает интеграцию с другими сервисами Яндекс 360, что значительно упрощает работу.
Документооборот
Для управления документами используется Яндекс Диск для Бизнеса. Он позволяет безопасно хранить и обмениваться документами внутри компании, а также обеспечивает контроль доступа и версионность файлов, что критически важно для эффективного управления документооборотом.
Коммуникационные сервисы
Яндекс Мессенджер и Яндекс Телемост стали основными инструментами для внутренней и внешней коммуникации. Эти сервисы обеспечивают высокое качество связи, стабильное соединение и возможность проведения видеоконференций с большим количеством участников.
Календарь и задачи
Яндекс Календарь используется для планирования встреч, мероприятий и управления задачами. Интеграция с другими сервисами Яндекс 360 позволяет автоматически синхронизировать задачи и напоминания, обеспечивая своевременное выполнение всех рабочих процессов.
Автоматизация рабочих процессов
Яндекс Формы и Яндекс Таблицы используются для автоматизации различных рабочих процессов, таких как сбор данных, анализ информации и создание отчетов. Это позволило существенно сократить время на выполнение рутинных задач и повысить общую продуктивность сотрудников.
Результаты внедрения:
- Удобство использования: Переход на Яндекс 360 для Бизнеса позволил сотрудникам быстро адаптироваться благодаря интуитивно понятному интерфейсу и единой экосистеме.
- Повышенная безопасность: Все данные теперь хранятся на российских серверах, что полностью соответствует требованиям информационной безопасности компании.
- Эффективность коммуникаций: Благодаря интеграции всех сервисов в одной платформе, внутренние и внешние коммуникации стали более быстрыми и надежными.
- Автоматизация и контроль: Автоматизация рабочих процессов и централизованное управление задачами улучшили контроль исполнения задач и снизили нагрузку на сотрудников.
Таким образом, переход на Яндекс 360 для Бизнеса позволил ООО "Кулинариум" значительно повысить эффективность и безопасность корпоративных процессов, обеспечив стабильное развитие компании.
Перечень использованного ПО
Яндекс 360 для Бизнеса
Виртуальный офис для вашей команды: корпоративная почта, календарь, облачное хранилище, редактор документов и сервисы для коммуникации.
Подробнее